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PORTARIA Nº361, DE 14 DE SETEMBRO DE 2017

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PORTARIA Nº 361, DE 14 DE SETEMBRO DE 2017

Institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de gestão de processos e documentos do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, define normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico, e dá outras providências.

O PRESIDENTE-SUBSTITUTO DO INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL, no uso das atribuições que lhe conferem o Inciso V, do Art. 21, Anexo I, do Decreto 6.844, de 7 de maio de 2009 e o Inciso V, do Art. 115 do Regimento Interno do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, com fundamento no art. 6º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, nas Portarias Interministeriais nº 2.320 e nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014; e

CONSIDERANDO a adesão do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional ao projeto Processo Eletrônico Nacional -PEN – instituído por meio do Acordo de Cooperação Técnica nº SEI/MP 1043807, resolve:

Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informações – SEI – do projeto Processo Eletrônico Nacional – PEN – como sistema oficial de processos eletrônicos do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN – e definir normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico.

CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I – anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que tratem do mesmo assunto;
II – apensação de processos: união de processo a processo, que ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência;
III – arquivo setorial: arquivo de documentos correntes, intermediários e/ou permanentes que tenham sido digitalizados para o SEI e/ou estejam sob guarda em meio físico no âmbito das unidades descentralizadas do IPHAN;
IV – arquivo central: arquivo de documentos correntes, intermediários e/ou permanentes digitalizados para o SEI e/ou estejam sob guarda em meio físico no âmbito das duas Seções do Arquivo Central do IPHAN;
V – autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação por agente competente;
VI – base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;
VII – captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI;
VIII – Credencial de Acesso SEI: credencial gerada no âmbito do SEI que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso sigiloso no sistema;
IX – Código de Classificação de Documentos de Arquivo: instrumento de trabalho utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos;
X – Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;
XI – documento arquivístico: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;
XII – documento arquivístico digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) nato digital: produzido originariamente em meio eletrônico;
ou
b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em meio físico não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
XIII – documento corrente: documento arquivístico em curso ou que, mesmo sem movimentação, constitua objeto de consultas frequentes;
XIV – documento externo: documento arquivístico de origem externa ao SEI, ou seja, não produzido diretamente no sistema;
XV – documento gerado: documento arquivístico nato digital produzido diretamente no SEI;
XVI – documento intermediário: documento arquivístico que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguarda a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente;
XVII – documento permanente: documento arquivístico de valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado conforme determinado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, segundo normas do Arquivo Nacional;
XVIII – documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e informes;
XIX – informação sigilosa: submetida à restrição de acesso público em razão de hipótese legal de sigilo, subdividida em:
a) classificada: em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, à qual é atribuído grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto, conforme estabelecido pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2012, e pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; ou
b) não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;
XX – nível de acesso: forma de controle de acesso de usuários a processos e documentos no SEI, quanto à informação neles contida, segundo as regras desta portaria e nos seguintes níveis:
a) público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários;
b) restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e
c) sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI correspondente ao grau de sigilo do documento ou processo;
XXI – Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo Federal;
XXII – Número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;
XXIII – número do documento: código numérico sequencial, conforme estabelecido no Manual de Redação;
XXIV – detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;
XXV – processo principal: processo que recebeu a anexação de um ou mais processos de caráter subsidiário ou complementar;
XXVI – sobrestamento de processo: interrupção formal do seu andamento, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro;
XXVII – unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do IPHAN;
XXVIII – usuário colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo do IPHAN, cujo cadastramento tenha sido solicitado por seu supervisor;
XXIX – usuário interno: servidor público lotado no órgão, com acesso à rede interna do IPHAN;
XXX – usuário externo: fornecedor de bens ou serviços, cujo cadastramento tenha disso solicitado por um servidor, ou cidadão partícipe de processo administrativo; e
XXXI – usuário público: cidadão comum, com acesso de consulta aos processo administrativos por meio de interface web.
CAPÍTULO II
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 3º Compete à Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação do Departamento de Planejamento e Administração(CGTI/DPA) e à Coordenação de Documentação e Informação do Departamento de Articulação e Fomento (CODIN/DAF) a implementação, gestão operacional e manutenção técnica do SEI.
Parágrafo único. Após a implantação do SEI, as unidades acima citadas exercerão a função de Grupo Gestor do SEI, com as seguintes atribuições:
I – zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, às necessidades do IPHAN e aos padrões de uso e evoluções definidos no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional;
II – acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas;
III – apoiar a promoção de capacitação, suporte técnicooperacional e orientação aos usuários quanto à utilização do SEI; e
IV – propor revisões das normas afetas ao processo eletrônico.
Art. 4º Compete ao Setor de Protocolo a execução das atividades de protocolo, estando no exercício dessa atividade, subordinadas funcionalmente à Coordenação de Recursos Logísticos (COREL/ DPA). Nas Superintendências o Setor de Protocolo fica subordinado à Divisão / Coordenação Administrativa.
§ 1º Até que seja implementado o módulo de peticionamento, controle de intimação, notificação e citação eletrônicos diretamente no SEI, a remessa de documentos a destinatário externo será efetivada em suporte físico.
§ 2º Até que a infraestrutura de remessa de processos e documentos eletrônicos entre órgãos públicos seja disponibilizada pelo Poder Executivo Federal, a remessa de documentos a destinatário externo será efetivada em suporte físico.
Art. 5º Compete às Unidades Descentralizadas a gestão dos arquivos setoriais em seus respectivos âmbitos, estando, no exercício dessa atividade, subordinadas funcionalmente à CODIN/DAF.
Art. 6º Compete ao Protocolo Central e aos Protocolos Setoriais atender às necessidades de digitalização de processos e documentos avulsos recebidos em meio físico (seja em papel ou em
mídias como CD’s, Pen Drives) no órgão com vistas a sua captura para o SEI.
CAPÍTULO III
DO PERFIL DE ACESSO
Art. 7º O perfil de acesso dos usuários do SEI definirá o nível de acesso e as autorizações de uso no sistema no que se refere ao cadastro e tramitação de processos, bem como à geração e assinatura
de documentos.
Parágrafo único. Todos os servidores efetivos e comissionados, bem como estagiários, terão autorização para cadastro e tramitação de processos e para a geração e assinatura de documentos.
Art. 8º Os perfis de usuários colaboradores não estarão autorizados a assinar documentos no âmbito do SEI.
Parágrafo único. O cadastro de usuário colaborador será efetivado unicamente mediante solicitação de seu supervisor, que será responsável por acompanhar as ações realizadas pelo colaborador no
SEI.
CAPÍTULO IV
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Seção I
Das Disposições Gerais
Art. 9º Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.
§ 1º Os documentos arquivísticos natos digitais juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida nesta Portaria, serão considerados originais para todos os efeitos legais, após reconhecimento eletrônico do servidor responsável.
§ 2º Os documentos arquivísticos digitalizados juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida nesta Portaria, terão a mesma força probante dos originais, após reconhecimento eletrônico do servidor responsável.
Art. 10. O processo eletrônico no SEI deve ser criado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema,
observados os seguintes requisitos:
I – ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;
II – possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;
III – permitir a vinculação entre processos;
IV – observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e
V – ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuído, quanto à informação neles contida, como público, restrito ou sigiloso, ou alterado sempre que necessário, ampliando ou
limitando o acesso.
Art. 11. As áreas responsáveis pelos processos operacionais do IPHAN devem:
I – quando necessário, alterar o tipo de cada processo instaurado que tramitar por sua unidade; e
II – criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes no SEI.
Seção II
Da Produção de Documentos
Art. 12. A partir do prazo estipulado no art. 35, todo documento oficial produzido no âmbito do IPHAN deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando o seguinte:
I – documentos gerados no SEI receberão Número SEI e, quando aplicável, Número do Documento;
II – qualquer usuário poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, exceto nos casos previstos no
Art. 8º;
III – documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.
§ 1º Quanto ao disposto no inciso III, em se tratando de documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente no teor do documento,
indicando as unidades participantes.
§ 2º Quanto ao disposto no inciso III e § 1º, alterações necessárias podem ser feitas durante toda a fase de minuta pelos responsáveis pelo documento.
§ 3º As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do órgão emissor do documento só serão apostas na versão definitiva para encaminhamento, superada, portanto, a fase de minuta.
§ 5º O limite do tamanho individual de arquivos para captura para o SEI de documentos externos será definido em ato próprio do DPA.
§ 6º Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato que será definido em ato próprio da DAF, que garanta o menor tamanho e qualidade de arquivo possível,
mantendo-se sua inteligibilidade, de forma a cada arquivo não ultrapassar o limite de que trata o § 5º.
§ 7º Documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o § 5º devem ser mantidos em mídia digital, a qual deverá ser identificada com o Número SEI
relativo ao Termo de Guarda de Mídia inserido no processo correspondente.
§ 8º A mídia a que refere o § 7º será encaminhada para a área responsável pelo processo correspondente para análise e posterior envio para o arquivo central ou setorial, conforme o caso.
Art. 13 Documentos de grandes formatos (maiores que A4) deverão seguir os procedimentos previstos no Memorando Circular n.º 06/PRESI, de 10/03/2017 e no caso das plantas poderá, a depender do caso, ser digitalizado apenas a folha que contem o carimbo, assinatura e informações técnicas referentes àquela planta.
Parágrafo único. Deverá ser lavrado dentro do SEI o Termo de Guarda de Documento de Grande Formato a ser inserido imediatamente após à captura das plantas digitalizadas.
Art. 14 Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI, para questões urgentes que não possam esperar o restabelecimento do sistema, estes podem ser produzidos em suporte físico e assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e juntados ao respectivo processo pela área que estiver de posse do
documento físico.
Seção III
Da Recepção, Digitalização e Captura de Documentos de
Procedência Externa para o SEI
Art. 15. A juntada de documentos de procedência externa aos processos observará os seguintes procedimentos:
I – os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico deverão ser carimbados ou etiquetados com registro da data de recebimento pelo protocolo antes de sua digitalização e juntada;
II – imediatamente a seguir deve ser realizada a digitalização e juntada ao processo, de acordo com sua especificidade, gerando uma fiel representação em código digital, com indicação da real data
do documento no campo próprio;
III – a digitalização de documentos e processos em suporte físico deverá ser efetivada em formato PDF e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), antes ou durante sua
inclusão no SEI;
IV – documentos e processos em suporte físico serão remetidos ao arquivo setorial ou ao arquivo central, conforme o caso, após o procedimento de conferência e autenticação de suas digitalizações
no SEI, seguido do registro do Número SEI no original, preferencialmente em sua capa ou folha inicial; e
V – documentos que contenham informações sigilosas deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação pertinente.
VI – Cada folha de processo de procedência externa deve ser digitalizada em frente e verso, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo “Em Branco” ou não apresente qualquer conteúdo.
§ 1º Serão autuados como novos processos no SEI os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelo protocolo que não possuam referência expressa a número de processo
já existente no SEI ou se refiram a processo ou documento em suporte físico ainda não convertidos para processo eletrônico.
§ 2º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, devidamente justificados, a digitalização de processos ou documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até cinco dias úteis, contados da data de sua entrega ao IPHAN.
§ 3º No caso de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelo protocolo com indicação de informação sigilosa, o serviço de protocolo os encaminhará à área competente sem violação do respectivo envelope, devendo a inclusão no SEI ser realizada pela unidade destinatária no prazo máximo de 2 dias úteis.
§ 4º Processos de procedência externa recebidos em suporte físico serão protocolizados no SEI com NUP próprio do IPHAN, exceto se já possuírem NUP, quando deverão ser digitalizados e incluídos no SEI com seu NUP de origem.
§ 5º A digitalização e captura dos processos que encontram-se armazenados nos arquivos central e setoriais são de responsabilidade da unidade que solicitar seu desarquivamento.
§ 6º Aplica-se aos documentos recebidos o disposto nos §5º a §8º do art. 12 desta Portaria.
Art. 16. Todos os documentos e processos em suporte físico, de procedência interna ou externa, ao serem digitalizados, devem ser imediatamente submetidos a procedimento de conferência e autenticação, conforme a solicitação do SEI.
Parágrafo único. Somente após a autenticação de que trata o caput os documentos digitalizados poderão tramitar por meio do SEI.
Art. 17. Não deverão ser inseridos no SEI, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:
I – jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico; e
II – correspondências pessoais.
Seção IV
Da Tramitação
Art. 18. Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente:
I – a sua devolução ao remetente; ou
II – o seu envio para a área competente.
Seção V
Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos
Art. 19. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal constante do próprio processo sobrestado ou de seu anexo ou apenso.
§ 1º O documento no qual consta a determinação de que trata o caput deste artigo, juntamente com seu Número SEI, e seu teor resumido devem constar do campo motivo para sobrestamento do
processo no SEI.
§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação.
Art. 20. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.
Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.
Art. 21. A anexação e a apensação de processos é obrigatória quando identificadas as condições do art. 2º, inciso I, devendo ser motivado o seu eventual retardamento.
Art. 22. A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação ao Gestor-Usuário do SEI fundamentada em Termo de Desanexação de Processo assinado por
autoridade competente no âmbito do processo principal.
Art. 23. A anexação de processos deverá ser sempre realizada no SEI, ainda que o processo principal não tenha sido inserido no sistema, devendo a área competente proceder à sua digitalização para em seguida realizar a união dos processos.
Parágrafo único. O procedimento descrito no caput obedecerá ao disposto no art. 42 desta portaria.
Seção VI
Da Classificação Arquivística
Art. 24. Os tipos de processos no SEI possuem Código de Classificação de Documentos de Arquivo automaticamente vinculado, definidos segundo a legislação pertinente, passível de alteração apenas
por usuários com perfil específico.
Seção VII
Do Arquivamento
Art. 25. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido em Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios:
I – o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no sistema;
II – os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente;
e
III – os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo
eletrônico correspondente.
Art. 26. Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações.
Parágrafo único. O acervo arquivístico permanente no SEI deverá ser tratado de acordo com a Política de Segurança da Informação do IPHAN, a ser definida pela CGTI/DPAe com as diretrizes
de preservação de documentos eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos.
Seção VIII
Da Exclusão, do Cancelamento e da Nulidade de Documentos
Art. 27. O usuário pode excluir documentos que ainda não tenham se estabilizado como oficiais, segundo ferramentas próprias do SEI.
Parágrafo único. O documento excluído deixa de ser exibido na relação de documentos do processo e não poderá ser recuperado.
Art. 28. Os documentos oficiais somente poderão ser cancelados por determinação formal da Presidência do IPHAN, do Chefe de Gabinete, dos Diretores de Departamento e de Unidades Especiais, dos Superintendentes, do Procurador-Chefe, do Auditor-Chefe e da autoridade responsável pela Comissão de Ética, de acordo com sua instância de atuação.
§ 1º A determinação de que trata o caput será formalizada por Termo de Cancelamento de Documento, cujo Número SEI e teor resumido devem constar do campo motivo para cancelamento do documento no SEI.
§ 2º O documento cancelado continua a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém, se torna inacessível e apresenta marcação própria de documento cancelado.
Art. 29. A anulação de documento oficial deve obedecer as normas estabelecidas na legislação em vigor, sendo vedado cancelar no SEI o documento declarado nulo, tendo em vista sua necessidade
de acesso para fins de instrução processual subsequente.
CAPÍTULO V
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 30. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:
I – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); e
II – assinatura cadastrada, mediante login e senha do usuário no sistema.
§ 1º As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º O uso da assinatura digital é facultativo àqueles usuários que já possuam certificado digital emitido, sendo que não há distinção entre o seu uso e o uso da assinatura cadastrada.
§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço do IPHAN na internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com
uso de um código verificador e do código CRC.
Art. 31. A assinatura eletrônica de documentos importa a aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade do usuário por sua utilização indevida.

CAPÍTULO VI
DOS NÍVEIS DE ACESSO
Art. 32. Os processos e documentos incluídos no SEI devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:
I – público, com acesso garantido a qualquer cidadão;
II – restrito, quando se tratar de informação sigilosa não classificada; e
III – sigiloso, quando se tratar de informação sigilosa classificada, por ser imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, nos termos dos artigos 23 e 24 da Lei nº 12.527/2011, passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado.
§ 1º Os processos e documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.
§ 2º O detentor do processo eletrônico deverá, segundo legislação aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando o acesso, especialmente quando
não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso restrito ou sigiloso.
§ 3º A atribuição de nível de acesso restrito mediante solicitação do administrado para tratamento sigiloso de seus dados e informações depende de decisão devidamente fundamentada em despacho
de autoridade competente.
§ 4º Até que o despacho de que trata o § 3º seja expedido, o usuário que receber a solicitação deve imediatamente informar o seu teor à autoridade competente e temporariamente atribuir nível de
acesso restrito, com vistas a salvaguardar a informação possivelmente
sigilosa.
§ 5º A atribuição de nível de acesso sigiloso a qualquer documento ou processo somente será realizada após a lavratura de Termo de Classificação Sigilosa pela autoridade competente pela classificação na forma do inciso III do caput.
§ 6º Credencial de Acesso SEI só poderá ser concedida a usuário que possua Credencial de Segurança emitida na forma do art.
43 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, e do art. 6º da Portaria nº 87, de 11 de outubro de 2013, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional.
Art. 33. Mediante despacho fundamentado da autoridade competente, os documentos preparatórios e informações neles contidas poderão ter nível de acesso restrito, com base no art. 20 do Decreto nº 7.724, de 2012, até a edição do ato ou decisão, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os documentos.
Art. 34. Somente tipos de processos que forem parametrizados no SEI para permitir nível de acesso sigiloso podem ser formalmente classificados.
Parágrafo único. As áreas competentes podem solicitar alteração no cadastro do tipo de processo para passar a permitir nível de acesso sigiloso.
CAPÍTULO VII
DA TRANSIÇÃO PARA UTILIZAÇÃO DO SEI
Art. 35. Fica vedada a produção de novos documentos e abertura de novos processos por meio diverso do SEI a partir do dia 18 de setembro de 2017.
§ 1º Caberá ao Gabinete da Presidência:
I – divulgar o prazo definido no caput; e
II – divulgar os instrumentos normativos e orientações administrativas que regularão a utilização do sistema
§ 2º Os processos físicos arquivados e não digitalizados poderão ser desarquivados para fins de mera consulta no local, devendo ser digitalizados e capturados para o SEI caso haja necessidade
de trâmite e/ou juntada de novos documentos ao processo.
Seção I
Da Recepção, Digitalização e Captura de Documentos de
Procedência Interna para o SEI
Art. 36. A conversão de processos em suporte físico para eletrônico deve obedecer às diretrizes indicadas no Memorando Circular n.º 06/PRESI, de 10/03/2017.
§ 1º Antes do início do processo de digitalização deverá ser inserido no processo físico o Termo de Encerramento de Processo Físico, conforme modelo no ANEXO I, que será numerado como
último documento do processo digitalizado.
§ 2º A digitalização de cada volume do processo deverá iniciar com a imagem de sua capa.
§ 3º Cada folha do processo deve ser digitalizada em frente e verso, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo “Em Branco” ou não apresente qualquer conteúdo.
§ 4º Cada volume do processo deve ter seu próprio representante digital, correspondente às suas folhas públicas, com folha remissiva nas lacunas relativas às folhas sigilosas, indicando o número
da folha onde se encontra o Despacho Ordinatório de sigilo que trata do respectivo intervalo.
§ 5º Os documentos de acesso restrito ou sigiloso não devem compor as cópias digitalizadas dos processos físicos, devendo ser capturados para o SEI em arquivos apartados.
§ 6º O primeiro documento gerado no SEI, logo após a captura dos arquivos originários do processo físico, deve ser o Tipo de Documento chamado Termo de Abertura de Processo Eletrônico,
assinado via SEI, pelo servidor responsável pela conversão, no qual será registrada a conversão do processo em suporte físico para eletrônico, indicando:
I – o número do processo objeto da conversão e seu interessado;
II – a informação do encerramento da tramitação do processo em suporte físico da vedação de qualquer juntada de novos documentos em suporte físico e da continuidade de sua tramitação
somente por meio do SEI;
III – a informação do número da folha em que se encerrou a tramitação do processo em suporte físico, bem como a quantidade de volumes e de mídias que o compõe;
IV – a informação sobre os arquivos resultantes da sua digitalização capturados no SEI, devendo constar o número de arquivos referentes aos volumes, aos apartados sigilosos e ao conteúdo das
mídias;
V – a unidade responsável pela conversão; e
VI – a data na qual se deu a conclusão do procedimento de conversão.
§ 6º O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI com seu NUP já existente e mantidos o mesmo interessado e data de autuação do processo.
§ 7º Aplica-se à conversão para processo eletrônico o disposto nos §§ 5º a 8º do art. 12 desta Portaria.
§ 8º Aplicam-se aos procedimentos de conversão para processo eletrônico de procedência interna as mesmas disposições previstas nos incisos III e IV do art. 14 e no art. 15 desta Portaria.
§ 9º Os processos físicos deverão ser mantidos em seus arquivos setoriais até cumprirem seus prazos de guarda na fase corrente, para posteriormente serem encaminhados às respectivas unidades de arquivo para cumprirem prazo de guarda intermediário e/ou
procedimentos de destinação final.
§ 10. Quando o processo em suporte físico possuir apensos ou anexos, a sua conversão será realizada de forma individualizada, devendo os apensos, após a conversão, ser anexados ao processo principal no SEI, observado o disposto no art. 20 desta Portaria.
§ 11. Nos casos em que a apensação dos processos originalmente em suporte físico trate de juntada provisória, poderá a área responsável proceder a desapensação no SEI, substituindo-a pelo relacionamento entre os processos, observado o art. 19 desta Portaria, desde que não mais subsistam os motivos que fundamentaram a apensação.
Art. 37. Qualquer processo ou documento avulso em suporte físico pode ser convertido para eletrônico diretamente pelas áreas competentes, observados os procedimentos de conversão dispostos nesta Portaria.
§ 1º As áreas competentes poderão demandar apoio ao Protocolo Central e aos Protocolos Setoriais do IPHAN, para a conversão de processos em suporte físico para eletrônico, desde que os processos
encaminhados estejam em conformidade com o disposto nesta portaria e na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677 de 07 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
§ 2º Em casos de desconformidade, os processos serão devolvidos para a área demandante.
Art. 38. Os processos em meio físico cuja inclusão no SEI seja necessária para sua tramitação e análise deverão ser digitalizados e registrados pelas unidades ou setores que detêm sua carga no momento em que houver a necessidade da tramitação, mantendo o Número
Único do Protocolo (NUP) do processo físico.
§ 1º A digitalização de documentos deverá:
I – Ser realizada com utilização da funcionalidade dúplex (2 lados, livro).
II – Ser limitada a 50 folhas (ou 100 páginas frente e verso) por arquivo de extensão .pdf.
III – Possuir resolução mínima de 300 dpi.
IV – Ser preferencialmente feita em preto e branco (padrão monocromático), sendo permitidos outros padrões (tons de cinza ou colorido) apenas nos casos em que a digitalização monocromática
comprometa a compreensão do conteúdo do documento.
§ 2º Durante a digitalização, deverá ser utilizada a funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres – OCR.
§ 3º Todos os processos a serem digitalizados deverão higienizados e livrados de qualquer elemento que possa comprometer o funcionamento das impressoras disponíveis.
§ 4º Os processos com mais de 50 folhas (100 páginas frente e verso) serão fragmentados em mais de um arquivo eletrônico no ato da digitalização e os arquivos gerados deverão ser nomeados seguindo a ordem “volume” e “parte”.
§ 5º Todos os arquivos gerados deverão ser armazenados em diretórios no servidor de arquivos da Sede do IPHAN, da Superintendência ou da Unidade Especial.
§ 6º Os diretórios criados serão nomeados com Número Único do Protocolo (NUP) seguido do assunto/descrição do processo ou documento, devendo o caractere de barra (“/”) e hífen serem
substituídos por pontos (“.”).
§ 7º A digitalização e a inserção de documentos no SEI poderão ser efetuadas por qualquer usuário que possua acesso ao sistema com essa permissão, independentemente do seu vínculo funcional.
§ 8º Todos os documentos digitalizados e inseridos no SEI deverão ser autenticados no sistema.
§ 9º Os processos tratados e digitalizados receberão, obrigatoriamente, um Termo de Encerramento de Processo Físico e posterior Termo de Abertura de Processo Eletrônico, este aberto e assinado eletronicamente no SEI.
Art. 39. Após os procedimentos de digitalização e captura dos processos, a tramitação e a juntada de novos documentos dar-se-ão exclusivamente no SEI.
Art. 40. Nos casos de necessidade de digitalização de documentos em grandes formatos (maiores que A4), deve-se considerar as instruções presentes no Memorando Circular n.º 06/PRESI, de
10/03/2017.
CAPÍTULO IX
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 41. Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.

Art. 42. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, recebidos após o prazo do art. 39.
Art. 43. O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 44. A autorização para criação de nova Unidade Interna no SEI ficará a cargo do Gabinete da Presidência.
Art. 45. Ficam convalidados os atos processuais praticados no SEI desde 06/07/2016 até a publicação desta Portaria.
Art. 46. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANDREY ROSENTHAL SCHLEE

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